Política de privacidad

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que se encuentren en los sistemas de información de LOGISEF, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales establecidas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen su ejercicio.
El ejercicio del Habeas Data, expuesto en los siguientes derechos, constituye una responsabilidad personal y será asignada al titular del dato de manera inicial, salvo las excepciones legales.

6.1. DERECHO DE ACCESO

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información relativa a sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o sesiones efectuadas respecto a ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan experimentado alguna variación.

6.3. DERECHO DE RECTIFICACIÓN

Este derecho comprende la facultad del titular del dato para alterar los datos que resulten inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. DERECHO DE SUPRESIÓN

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos en casos excesivos, no pertinentes o el tratamiento contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

6.5. DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a LOGISEF para un tratamiento con determinada finalidad, excepto en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

6.6. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES

El titular del dato personal tiene derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad competente, ante LOGISEF, así como las acciones que resulten pertinentes, para la protección de sus datos.

6.7. DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

En virtud del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene el derecho de conceder su autorización mediante cualquier medio que pudiera ser objeto de consulta posterior, con el fin de tratar sus datos personales en LOGISEF.

A excepción, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
 Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en desarrollo de sus funciones legales como es el caso de LOGISEF para el desarrollo de su objeto social, o por orden judicial.
 Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
 En casos de emergencia médica o sanitaria.
 Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
 Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre Protección de Datos Personales.

7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

7.1. DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

En caso de que LOGISEF o cualquiera de los destinatarios de esta normativa asuma la responsabilidad de llevar a cabo el tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, a excepción de las disposiciones legales y otras que rigen su actividad.
a) Garantizar al titular, a largo plazo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones establecidas en el presente documento, la copia de la correspondiente autorización otorgada por el titular, en los casos en que se aplique.
c) Comunicar con diligencia al titular acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le corresponden por medio de la autorización otorgada o del aviso de privacidad publicado en el sitio web.
d) Mantener la información en condiciones de seguridad adecuadas para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Se debe asegurar que la información proporcionada al encargado del tratamiento sea clara, precisa, precisa, actualizada, comprobable y comprensible.
f) El responsable del tratamiento debe notificar de manera oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades concernientes a los datos previamente proporcionados y adoptar las medidas necesarias para mantener la información suministrada a este.
g) Reducir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento cuando sea incorrecta.
h) Se requiere proporcionar al encargado del tratamiento únicamente información que esté debidamente autorizada de acuerdo con lo establecido en la legislación.
i) Exigir al encargado del tratamiento que respete las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j) Proceder a tramitar las consultas y reclamaciones formuladas en los términos establecidos en esta normativa y en la legislación.
j) Se requiere un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en particular, para la atención de consultas y reclamos.
k) Se requiere notificar al titular acerca de la utilización de sus datos.
l) Informe a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares

7.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando LOGISEF o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar cuando corresponda, la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este lineamiento y en la ley.
f) Contar con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas facultadas para ello.
i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

LOGISEF y cualquier otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes, independientemente de su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad de acuerdo con la clasificación de los datos personales que trata LOGISEF.
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres que se puedan aplicar a las bases de datos que contengan datos personales.
c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contengan datos personales.
d) Gestionar de forma segura las bases de datos que contengan datos personales.
e) En concordancia con la «Política de Seguridad de la Información»
f) Gestionar de forma segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
g) Se requiere un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad en las bases de datos que contengan datos personales. Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.
h) En los contratos con terceros, se establece la restricción del acceso a las bases de datos de carácter personal.

8. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, SUPRESION Y OPOSICION

En virtud del derecho constitucional de Hábeas Data en cuanto a los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, LOGISEF adopta el siguiente procedimiento:

1. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados podrá realizarse de conformidad con el Instructivo para ejecutar el procedimiento de Habeas Data (anexo a este lineamiento) a través de cualquiera de los medios descritos a continuación. Es factible que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
2. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, podrá acreditar esta condición a través de una copia de su documento de identidad, que podrá ser proporcionado tanto a través de medios físicos como digitales. Si el titular está representado por un tercero, deberá presentarse el poder correspondiente, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, teniendo en cuenta que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá, asimismo, acreditar su identidad en los términos indicados.
3. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
 Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
 Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, supresión, oposición o revocatoria del consentimiento. En

cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que LOGISEF proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
 Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
 Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

Si falta alguno de los requisitos aquí mencionados, LOGISEF lo notificará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a responder a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin la presentación de la información requerida, se procederá a inferir que se ha desistido de la solicitud. LOGISEF dispone de formatos físicos o digitales para el ejercicio de este derecho, en los cuales se indicará si se trata de una consulta o un reclamo del interesado.

LOGISEF, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, responderá a la solicitud en un lapso de diez (10) días en caso de una consulta, y de quince días (15) días en caso de un reclamo. LOGISEF se pronunciará también cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de que no se haya recibido respuesta dentro del plazo de (15) quince días, se notificará al interesado los motivos de demora y la fecha de atención del reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento de los primeros quince (15) días.

En los casos en que detente la condición de encargado del tratamiento, informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud al responsable del dato personal, con el objetivo de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. La copia de la presente comunicación será enviada al titular del dato o al interesado, con el fin de adquirir conocimiento acerca de la identidad del responsable del dato personal, así como de la obligación primordial de asegurar el ejercicio de su derecho.

La empresa LOGISEF llevará a cabo la documentación y custodia de las solicitudes efectuadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información se examinará de conformidad con las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

Con el fin de presentarse a la Superintendencia de Industria y Comercio en cumplimiento de las medidas legales establecidas para los titulares de datos o interesados, se requiere que se complete previamente el proceso de consultas y/o reclamos a continuación.

9. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS PERSONALES – RNBD

LOGISEF, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, llevará a cabo la inscripción y actualización de cada una de las bases de datos personales que se encuentran en su sistema de información.
En el RNDB LOGISEF, se requiere la inclusión de:

1. 1. Inscribir todas las bases de datos personales que se encuentran presentes en sus sistemas de información.
2. La inscripción de las bases de datos personales tendrá en cuenta todos los campos requeridos por el decreto reglamentario 886 de 2014 sobre el RNBD o aquellos que los sustituyan o modifiquen en la inscripción de las bases de datos personales.
3. Se registrarán anualmente, para el cumplimiento y auditoría por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos exigidos por el decreto que lo reglamenta. 4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten en alguna de las bases de datos personales custodiadas por LOGISEF serán detalladas en el presente registro.
4. LOGISEF procederá a notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio los motivos y medidas técnicas adoptadas por LOGISEF para llevar a cabo la cancelación.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LOGISEF, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

10.1. DATOS PERSONALES VINCULADOS CON EL GRUPO DE INTERÉS LOGISEF

10.1.1. TRATAMIENTO DE DATOS ANTES DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL

LOGISEF procederá a examinar los datos personales de sus empleados, contratistas, así como de aquellos que se postulen para vacantes en tres momentos, tales como antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

10.1.1.1 TRATAMIENTO ANTES DE LA RELACIÓN LABORAL

LOGISEF informará a los individuos interesados en participar en un proceso de selección, las directrices aplicables al tratamiento de los datos personales que el interesado suministre, así como a aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

LOGISEF, una vez que agote el proceso de selección, notificará el resultado negativo. La información obtenida por LOGISEF en relación a aquellos que no fueron seleccionados, los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán preservados para posteriores reclamaciones de los aspirantes y revisiones de los entes de control.

LOGISEF, al contratar procesos de selección de personal con terceros, efectuará en los contratos la gestión de los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección en relación al personal seleccionado para trabajar en LOGISEF, se almacenarán en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, debido a la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

Los interesados en las vacantes de LOGISEF y la información personal obtenida del proceso de selección se limitan a la participación en el mismo; por consiguiente, su uso para fines diferentes está prohibido.

10.1.1.2 TRATAMIENTO DE DATOS DURANTE LA RELACIÓN CONTRACTUAL

LOGISEF conservará los datos personales y la información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre y/o número de documento correspondiente a cada uno de ellos. La Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional autorizará el tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, de acuerdo con sus procedimientos, con el objetivo de administrar la relación contractual entre LOGISEF y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines distintos a la administración de la relación contractual, está prohibido en LOGISEF. La utilización de datos y información personal de los trabajadores será efectuada por la autoridad competente, siempre y cuando ella ostente tal facultad. La Secretaría General o el área de relaciones laborales deberá evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el objetivo de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

10.1.1.3 TRATAMIENTO DE DATOS DESPUÉS DE TERMINADA LA RELACIÓN CONTRACTUAL

Una vez concluida la relación laboral, cualquiera de las causas, LOGISEF procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada durante el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo dicha información a medidas y niveles de seguridad elevados, en virtud de la posibilidad de que la información laboral contenga datos sensibles.

La empresa LOGISEF se encuentra obligada a ceder información a terceras partes, ya que tal acto puede ocasionar una desviación en la finalidad para la que fueron entregados los datos personales por sus titulares. A excepción de la autorización previa y escrita que acredite el consentimiento del titular del dato personal o la orden de autoridad competente, será necesario llevar a cabo una evaluación exhaustiva de la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente.

10.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS SOCIOS

Los datos e información personal de las personas físicas que accedan a la condición de accionista de LOGISEF serán considerados como información reservada, ya que la misma se encuentra registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal, por lo que el acceso a ella solo será posible para fines administrativos en el interior de la organización.

Por lo tanto, el acceso a tal información personal se realizará de conformidad con las disposiciones establecidas en el Código de Comercio que regulan la materia.

LOGISEF solo utilizará los datos personales de los accionistas de las filiales para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente, utilizando solo los datos personales de los accionistas de las filiales.

10.3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

10.3.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

LOGISEF solo recabará de sus proveedores los datos necesarios, pertinentes y no excesivos para la selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Al requerir a

LOGISEF, debido a su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor -persona física- como consecuencia de un proceso de selección, se procederá a cumplir con las previsiones establecidas en esta norma y prevenir a terceros sobre la finalidad de la información transmitida.

LOGISEF recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que deban analizar y evaluar por motivos de seguridad, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de los empleados de los proveedores recolectados por LOGISEF tienen como objetivo verificar su idoneidad y competencia. Por consiguiente, una vez verificado este requerimiento, LOGISEF podrá devolver dicha información al proveedor, salvo cuando sea necesario preservar dicha información.

Al entregar datos de sus empleados a sus proveedores, LOGISEF se compromete a proteger los datos personales suministrados de acuerdo a lo establecido en este protocolo, y a incorporar en los contratos la cláusula modelo establecida para todos los pliegos. LOGISEF verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos en función de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

10.3.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con LOGISEF accedan, utilizan, traten y almacenen datos personales de empleados de LOGISEF y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, serán responsables de adoptar las medidas de seguridad que LOGISEF le proporcione en función del tipo de dato de carácter personal tratado y de conformidad con las cláusulas establecidas.

Los datos requeridos serán precisos, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad del tratamiento.

10.4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS CLIENTES

Los datos personales recabados en la prestación de los servicios para los fines establecidos en el contrato de condiciones uniformes y para las ofertas comerciales conexas a los servicios públicos domiciliarios serán tratados de acuerdo a lo establecido en este lineamiento. El tratamiento de esta información con fines distintos a los relacionados con la prestación de servicios públicos domiciliarios debe ser establecido por LOGISEF, previamente notificado y autorizado por el titular del dato.

10.5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS COMUNIDAD

La recopilación de datos de personas físicas que LOGISEF trate en el desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, ya sea como consecuencia de programas de responsabilidad social empresarial u de cualquier otra actividad, se sujetará a lo establecido en esta norma. Por lo tanto, LOGISEF procederá a notificar y obtener la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos utilizados para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos mencionados anteriormente, las áreas de la organización que lleven a cabo los procesos de negocio en los que se involucren datos de carácter personal deberán tener en cuenta en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones adoptadas aquí, así como prevenir posibles sanciones legales.

10.6 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS ESTADO

En el desarrollo de acciones relacionadas con entidades del orden nacional, departamental y municipal de las ramas del poder ejecutivo, legislativo y judicial, así como entidades estatales de otros países y organismos supranacionales, como consecuencia de las actividades que ejecuta, se sujetará a lo establecido en esta norma. LOGISEF, previamente, notificará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el tratamiento y relacionados con estas actividades en los casos en los que pudiese requerirse tal autorización, ya que por regla general para tratamiento de datos de naturaleza pública y por parte de una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, no se requerirá autorización.

10.7 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL GRUPO DE INTERÉS INVERSIONISTAS

LOGISEF, de conformidad con lo establecido en este lineamiento y con las normas que regulen la emisión de fuentes de financiación tanto a nivel nacional como internacional, tratará, de conformidad con lo establecido en este lineamiento y a las normas que regulen la emisión de fuentes de financiación tanto a nivel nacional como internacional, los datos personales recabados en la provisión de recursos financieros de largo plazo para el LOGISEF, de agentes que actúan en el mercado de capital

10.8 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES DE LAS SEDES DE LOGISEF

En la recopilación de datos personales de visitantes que acceden a las diferentes sedes de LOGISEF y en los que se puedan incluir datos biométricos, se sujetará a lo establecido en esta norma y LOGISEF para el efecto, previamente informará mediante avisos de privacidad dispuestos en el hall de accesos y en las zonas donde haya video vigilancia a los titulares de los datos, y adoptará las medidas de seguridad física, lógicas y administrativas, en nivel alto, de acuerdo al riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados

11. PROHIBICIONES

Conforme a esta norma de la información personal en LOGISEF, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

11.1. LOGISEF habilita el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro uso de datos personales de carácter sensible sin la autorización del titular del dato personal y/o de LOGISEF.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de LOGISEF ocasionará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

11.2. El incumplimiento de esta restricción por parte de los proveedores que contraten con LOGISEF será considerado como una causa grave para la conclusión del contrato, sin importar las medidas a seguir. En los contratos con los proveedores, en el cual el objeto contratado tenga relación con los datos personales, se establecerá una previsión acerca de los perjuicios que pueden llegar a LOGISEF como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y de la acción imprudente o negligente del proveedor.

11.3. LOGISEF prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de LOGISEF.

11.4. LOGISEF habilita el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que puedan ser identificados en un procedimiento de auditoría en virtud de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras regulaciones emitidas por LOGISEF para estos fines. Los datos sensibles que se identifiquen serán notificados al titular de los mismos con el fin de proceder a eliminarlos. En caso de no ser posible, LOGISEF procederá a eliminarlos de manera segura.

11.5. LOGISEF prohíbe a los destinatarios de este lineamiento cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. A excepción de la autorización del titular del dato y/o de LOGISEF, según el caso.

11.6. LOGISEF prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISION INTERNACIONAL DE DATOS.

Se prohíbe la transferencia y transmisión de datos personales a países que no ofrezcan niveles de protección apropiados de datos. Se consideran países seguros aquellos que cumplan con los estándares establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional, se podrán realizar transferencias y transmisiones internacionales de datos por LOGISEF cuando:

13.1 El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca, para realizar la transferencia.
13.2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y LOGISEF, que será responsable y/o encargado del tratamiento. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
13.3 Se trata de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

13.4 Transferencias legalmente requeridas para preservar un interés público.

Las transmisiones internacionales de datos personales entre LOGISEF como responsable y un Encargado para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta de LOGISEF, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión internacional de datos personales.

Al presentar una transferencia o transmisión internacional de datos personales, previo a su envío o recepción, LOGISEF suscribirá los acuerdos o contratos que regulen detalladamente las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes involucradas.

Los acuerdos o contratos que se celebran deberán cumplir con lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de Protección de Datos Personales.

Es responsabilidad de la Secretaría General de LOGISEF o de aquellos que revisen regularmente los acuerdos o contratos que involucren una transferencia o transmisión internacional de datos personales, a fin de cumplir con los principios aplicables y recogidos en esta normativa. Asimismo, le será responsabilidad de hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para confirmar la circunstancia de «país seguro» en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

13. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

La responsabilidad en el correcto tratamiento de datos personales en el interior de LOGISEF recae en todos los servidores públicos.
Por lo tanto, en cada área que lleve a cabo los procesos de negocio que involucren el tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos necesarios para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, debido a su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información de LOGISEF.

En caso de duda acerca del tratamiento de los datos personales, se acudirá a la Unidad de Cumplimiento o la Secretaria General o quien haga sus veces para que indiquen la directriz a seguir, según el caso

14. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales que realiza LOGISEF, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. Debido a la insuficiencia de la finalidad para la recolección de los datos, LOGISEF procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos de acuerdo a las disposiciones legales, adoptando las medidas técnicas que impiden un tratamiento inadecuado.

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el ámbito del tratamiento de los datos personales objeto de regulación, LOGISEF implementó medidas de seguridad física, lógica y administrativas, las cuales se clasifican en niveles alto, medio y bajo, según el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

16. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

LOGISEF comunica a los destinatarios de este lineamiento el régimen de sanciones establecido por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asumen por un indebido tratamiento de datos personales.

ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad en relación al tratamiento de datos personales deberá ser notificada de manera inmediata a la Secretaría General de LOGISEF, con el propósito de adoptar las medidas necesarias para salvaguardar el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones establecidas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 previamente mencionada.

En virtud de los riesgos que LOGISEF ostenta en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de dicha norma se considera una falta grave y podría desencadenar un proceso disciplinario y, consecuentemente, la aplicación de una de las sanciones establecidas en el régimen disciplinario de los servidores públicos, incluso la conclusión del contrato correspondiente sin perjuicio de las demás acciones legales.

17. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a LOGISEF el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se procederá a verificar la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos requeridos en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal requerida, asegurando que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo Se advertirá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

18. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTE LINEAMIENTO

Se prohíbe su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquier otro uso por parte distinta a LOGISEF, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores, así como por razones de seguridad de la información.